Birulangitid-Surat merupakan benda yang memungkinkan untuk menyalurkan atau melakukan pertukaran informasi, instruksi, atau komunikasi resmi antara pihak-pihak yang terlibat. Salah satu jenisnya adalah surat resmi. Surat resmi adalah surat yang umum atau sering dijumpai dalam konteks bisnis, pemerintahan, akademis.
Sebagaimana dikutip dari detikedu Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa indonesia), surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran, surat pemberitahuan, dan sebagainya.
Definisi Surat Resmi atau Formal Letter
Formal letter atau surat resmi yang juga dikenal sebagai surat dinas adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan dalam lingkup kegiatan dinas instansi pemerintah sebagaimana yang dijelaskan dalam buku Korespondensi Bisnis Modern karya Djoko Purwanto.
Dalam ranah pembuatannya, surat resmi menerapkan suatu format penulisan baku yang telah menjadi ketetapan. Surat resmi dikenal dengan fungsinya yang sebagai alat untuk mengelola administrasi dan media untuk menyampaikan informasi, pemberitahuan, permintaan, penjelasan, atau pernyataan resmi dari suatu instansi kepada instansi lainnya, maupun antara instansi dengan individu.
Beberapa jenis surat yang masuk dalam kategori surat resmi adalah surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, surat tugas, surat nota, surat instruksi, surat kawat, surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.
Setiap jenis surat memiliki kegunaan dan format penulisan yang khas sesuai dengan tujuan komunikasi. Namun, secara umum surat dinas memiliki beberapa bagian yang sama dalam penulisannya. Berikut adalah bagian-bagian dari surat resmi!
Bagian-bagian Surat Resmi
Dalam menulis surat resmi, sebaiknya harus dilakukan dengan memperhatikan setiap bagian-bagian dari surat tersebut. Sebagaimana yang dikutip dari buku Bahasa Indonesia 3 oleh Ahmad Aibli dkk, dan laman resmi Universitas Negeri Medan bagian-bagian surat resmi dapat ditinjau berikut ini:
1. Kepala Surat (Surat Kop)
Bagian kepala surat memuat identitas organisasi atau instansi yang mengirimkan surat yang meliputi lambang, nama, alamat lengkap, nomor telepon, kotak pos, dan alamat email.
Selain itu, dalam penulisan akan menyebutkan instansi terlebih dahulu sebelum menulis nama instansi itu sendiri. Biasanya nama instansi ditulis lebih tebal dan dengan ukuran huruf yang lebih besar dibandingkan dengan informasi instansi di atasnya.
2. Nomor Surat
Nomor surat memuat urutan penerbitan surat, kode surat, dan tahun penerbitan. Nomor surat kemudian diatur berdasarkan tahun agar jumlah nomor urutnya lebih kecil. Untuk mencegah kesalahan penafsiran, angka tahun ditulis secara lengkap.
3. Tanggal Surat
Dalam penulisan surat resmi akan memuat tanggal surat dengan nama kota dan tanggal. Jika nama kota sudah tercantum dalam kepala surat, maka tidak perlu lagi dicantumkan. Namun, jika surat ditulis dari lokasi yang berbeda, nama kota harus diindikasikan. Tanggal dan tahun ditulis dalam bentuk angka, sementara nama bulan ditulis secara lengkap.
4. Lampiran
Lampiran adalah bagian berkas atau dokumen yang dilampirkan bersama surat. Di mana penghitungan lampiran berdasarkan jumlah jenis berkas yang dilampirkan dan bukan jumlah lembarannya, seperti fotokopi ijazah, KTP, SIM, salinan surat berharga, dan foto. Sebagai contoh, meskipun ada 2 lembar fotokopi ijazah, itu dihitung sebagai 1 berkas atau 1 jenis lampiran.
5. Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah bagian surat yang memuat uraian singkat mengenai isi pokok dari surat yang dikirimkan. Isinya berupa frasa benda dan bukan dalam bentuk kalimat atau klausa.
6. Alamat Surat
Dalam bagian surat akan memuat alamat surat yang memiliki dua jenis alamat, yakni;
- Alamat Luar, yang berfungsi sebagai petunjuk pengiriman surat ke tujuan yang dituju. Biasanya terdiri dari tiga baris, yakni untuk kepala instansi penerima, nama jalan dan nomor rumah, serta nama kota.
- Alamat Dalam, ini alamat yang sama dengan alamat luar, namun tidak mencantumkan nama dan nomor jalan karena surat sudah sampai ke alamat penerima.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan awal kepada penerima surat sebelum isi surat dijelaskan. Seperti "Dengan hormat," atau "Assalamu 'alaikum wr. wb." yang diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat
Inti surat merupakan bagian utama yang penting dari sebuah surat resmi atau bahkan semua jenis surat. Isi surat berisi semua gagasan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Isi surat biasanya terbagi menjadi alinea pembuka, isi.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan bagian simpulan dari isi surat yang umumnya berisi harapan, penegasan atau ucapan terima kasih untuk mengakhiri surat.
10. Pengirim Surat
Pengirim surat merupakan bagian yang memuat identitas pengirim surat yang meliputi nama lengkap, tanda tangan, data jabatan, nomor induk, nomor registrasi prajurit, dan cap atau stempel dari instansi terkait.
11. Tembusan Surat
Terakhir, yakni tembusan surat yang memuat informasi mengenai instansi lain yang juga menerima salinan dari surat resmi yang dikirimkan kepada penerima utama.
